Maison Mère occupe les édifices et installations conventuelles historiques des Petites Franciscaines de Marie (PFM) à Baie-Saint-Paul, un ensemble patrimonial classé parmi les plus importants de Charlevoix et du Québec. Havre de culture et incubateur de projets socio-économiques, touristiques et horticoles, Maison Mère offre aux résidents et visiteurs un contact vivant avec le patrimoine légué par les PFM à la population de Baie-Saint-Paul, et propose une expérience unique inspirée de l’œuvre des PFM partout dans Charlevoix. Entre autres, on y retrouve un parcours muséal et une programmation culturelle, diverses formes d’hébergement alternatif, un espace de cotravail, des locaux pour les groupes sociaux et culturels, des entrepreneurs en économie sociale, un café, des services aux locataires, occupants, utilisateurs et visiteurs, etc.

ADJOINTE ADMINISTRATIVE

( 1 POSTE À TEMPS PARTIEL )

Ce poste vise à apporter un soutien administratif et logistique aux divers services de Maison Mère ainsi qu’à tout autre occupant ou utilisateur directement ou indirectement lié à l’établissement, et ce selon les mandats confiés par la direction générale. Plus précisément, l’adjointe administrative devra :

Pour la direction générale :

Assurer l’organisation logistique et technique de toute rencontre ou réunion des services concernés (préparation des avis de convocation, ordres du jour et mise en page des procès-verbaux, correspondance avec les membres du conseil d’administration, gestion du livre des minutes, organisation des assemblées générales annuelles et spéciales des membres, réservation de salle, etc);
Coordonner la mise en page et la préparation de tout dossier de demande de subvention;

Assurer la mise en forme et l’envoi de documents;
Assurer la mise à jour de diverses listes;

Assister à diverses réunions de travail et de coordination, et agir comme secrétaire de réunion au besoin;
Assurer la gestion des documents, la mise à jour du système de classement des dossiers, la création de la structure des dossiers informatiques partagés, archivage, etc
Assurer la gestion des fournitures de bureau

Toute autre tâche telle que spécifiée par la direction générale.

Pour le service des finances:

Procéder à la facturation et à la gestion des comptes clients;
Veiller à l’encaissement de l’ensemble des paiements, traiter les comptes fournisseurs, et effectuer le recouvrement des comptes clients;
Préparer les bordereaux et effectuer les dépôts à la banque;
Préparer différents rapports gouvernementaux;

Pour le service des opérations et de la régie:

Apporter un soutien logistique et opérationnel à toute demande d’information relative aux réservations de salles, de locaux ou d’espaces extérieurs de Maison Mère (touristiques, scolaires, corporatifs, privés, mariages civils et réceptions, etc) ;
Compiler diverses données, statistiques de fréquentation ou autres selon les paramètres déterminés par les divers services concernés; compiler, etc.

PROFIL RECHERCHÉ, COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES

Le/la titulaire idéal.e pourrait :

· Posséder des d’études collégiales ou professionnelles dans un domaine lié à l’administration, la comptabilité, le secrétariat ou autre ;

· Maîtriser les logiciels utilisés dans la suite Office et autres ;

· Maîtrise du français écrit (orthographe et grammaire) ;

· Être professionnel, polyvalent, méthodique, rigoureux, autonome, responsable, discret et disponible pour travailler sur des horaires flexibles.

Cette liste est présentée à titre indicatif des types de formation et d’expérience dont devrait disposer une personne souhaitant occuper ce poste. Il est par ailleurs fort possible que d’autres combinaisons permettent à un individu de combler ce poste adéquatement. Alors, si vous avez de l’intérêt pour Maison Mère, et pensez pouvoir contribuer à son développement, nous voulons vous rencontrer.

CONDITIONS ET AVANTAGES

• Type d’emploi : Permanent à temps partiel;

• Salaire et conditions à discuter;

• Avantages sociaux : Assurance collective, possibilité de contribution à un REER, stationnement gratuit, etc.

COMMENT POSTULER

Envoyez-nous votre CV dans les meilleurs délais possibles, et parlez-nous de vous, de vos expériences, connaissances et intérêts dans une lettre de motivation adressée à direction@maisonmere.ca en mentionnant le poste pour lequel vous postulez.

Le processus de sélection se déroulera en deux temps : les candidatures reçues seront analysées au fur et à mesure de leur réception, et nous communiquerons rapidement avec les personnes dont les candidatures auront été retenues afin de les inviter à une première entrevue téléphonique; puis, si l’envie d’aller plus loin ensemble est bien là, nous vous inviterons à participer à un exercice de mise en situation avec l’équipe à une date à déterminer ensemble.

PRÉPOSÉ.E À L’ACCUEIL

COORDONNATEUR DE LA PROCURE

COORDINATEUR/TRICE DE LA PROCURE

(ESPACE DE CO-WORKING)

Maison Mère occupe les édifices et installations conventuelles historiques des Petites Franciscaines de Marie (PFM) à Baie-Saint-Paul, un ensemble patrimonial classé parmi les plus importants de Charlevoix et du Québec. Havre de culture et incubateur de projets socio-économique, touristiques et horticoles, Maison Mère offre aux résidents et visiteurs un contact vivant avec le patrimoine légué par les PFM à la population de Baie-Saint-Paul, et propose une expérience unique inspirée de l’œuvre des PFM partout dans Charlevoix. Entre autres, on y retrouve un parcours muséal et une programmation culturelle, diverses formes d’hébergement alternatif, un espace de cotravail, des locaux pour les groupes sociaux et culturels, les entrepreneurs en économie sociale, un café, et des services aux locataires, occupants, utilisateurs et visiteurs.

La Procure est un espace de travail partagé avec des entrepreneurs créatifs et inspirants, qui offre des services sans engagement à long terme, idéal pour les personnes qui apprécient pouvoir travailler dans un endroit animé, qui permet aux utilisateurs d’ajuster leurs besoins d’espaces de travail à leur croissance, et qui favorise la collaboration et l’échange de savoirs et d’expertises.

Relevant du directeur général, les principales responsabilités du/de la titulaire de ce poste sont :

Coordonner et animer La Procure en vue de favoriser les échanges et les synergies entre les utilisateurs, de permettre l’enrichissement mutuel via le partage des expériences ou l’associations de compétences, et de stimuler le développement d’un esprit contribuant au renforcement de la pratique professionnelle et de la productivité;
Planifier et mettre en œuvre une campagne de vente de laissez-passer offrant une grande flexibilité pour la réservation d’espaces (pour une journée, une semaine, un mois, une année) et qui convienne aux besoins actuels des utilisateurs, comprenant les services de base (de la table de travail au bureau fermé), un accès 24h sur 24, 7j sur 7, pour une ou plusieurs personnes, et des services tels que rangements à vélos, machine à café, accès à des cuisines communes, etc. ;
Solliciter le support et développer la collaboration des organismes de développement économique de la région afin de renforcer l’aspect `incubateur` de La Procure en développant et en offrant des activités de sensibilisation, de formation et d’information (ateliers, entretiens, conférences, etc.) répondant aux besoins des utilisateurs;
Concevoir et mettre en place de nouveaux outils de travail pour favoriser et faciliter le travail des clients, des professionnels et partenaires (automatisation, mise en place d’outils informatiques pour l’accès au lieu, la gestion des présences et adhésions, les médias sociaux, site web, visioconférence, etc.);
Développer un canevas d’animation et une programmation d’activités entrepreneuriales répondant aux intérêts des utilisateurs ( 5 à 7 réseautages, dîners échanges, ateliers, etc) ;
Concevoir un plan de promotion/communication et le mettre en œuvre;
Analyser et évaluer les rapports de performances des activités, des actions de promotion et de communication, et procéder à des ajustements au besoin;
Procéder à l’évaluation du projet, à rédaction des rapports, participer au développement d’une stratégie de financement pour la poursuite des activités, à la recherche de financement, identifier de nouveaux partenariats potentiels, etc.

PROFIL RECHERCHÉ

Ce mandat est fait pour vous si vous avez l’esprit d’analyse et de synthèse, un sens élevé des responsabilités et de l’organisation, et la rigueur et l’autonomie suffisante pour relever des défis à la hauteur de vos ambitions, et surtout, si vous aimez évoluer dans un environnement changeant, exprimer votre créativité et votre sens de l’initiative face à l’incertitude, entretenir des canaux d’échanges avec les clients et autres parties prenantes, et être en mesure d’effectuer la rédaction de documents dans un français de très grande qualité.

Vous possédez des aptitudes, des habiletés, de l’expérience et/ou des connaissances en :

– Travail d’équipe, service à la clientèle et développement de partenariats

– Planification, coordination, organisation d’activités et événements, souci du détail

– Innovation collaborative et concertation

– Gestion humaine des ressources, des équipes de travail, des conflits, etc.

– Communication, relations interpersonnelles, résolution de problèmes complexes

– Leadership et capacité de prise de décision

– Maîtrise de la suite Office et gestion des systèmes informatiques utilisés en hébergement

MAISON MÈRE BSP

Une petite équipe dynamique dévouée, passionnée, qui voit grand !
Une organisation qui met au premier plan l’ouverture, l’innovation et l’enrichissement de même que le bien-être de son personnel
Un milieu de travail inspirant et stimulant qui se distingue par une grande collaboration entre les équipes, et une proximité avec la population locale, les partenaires, locataires, utilisateurs et les diverses clientèles desservies.

CONDITIONS ET AVANTAGES

Poste permanent à temps plein;
Salaire et conditions à discuter;
Assurance collective;
Autres.

COMMENT POSTULER

(1 poste temps plein ou 2 postes temps partiel)

Sous la supervision de la directrice adjointe aux opérations et régisseure de Maison-Mère, le/les titulaire.s de ce poste assure.nt le soutien administratif et logistique nécessaire au bon fonctionnement de l’accueil des visiteurs à Maison Mère, et doivent plus particulièrement :

Accueillir chaleureusement tout visiteur à Maison Mère, répondre aux questions d’ordre général, et au besoin, les référer aux personnes compétentes ;
Transmettre sur demande divers documents et/ou informations sur Maison Mère, ses composantes, ses locataires, utilisateurs et partenaires, sur l’histoire récente de l’organisation de même que sur l’occupation des lieux par la communauté des PFM, sur l’architecture des bâtiments, sur le profil horticole, touristique et autres du site, etc. ;
Informer les visiteurs sur les divers services offerts par Maison Mère, ainsi que les activités, expositions et événements qui y sont présentés ;
Maintenir à jour l’organisation physique et matérielle du poste d’accueil, et assurer le maintien des divers procédés administratifs en place, maintenir à jour des statistiques, et ce conformément aux besoins et attentes de la direction des opérations ;
Effectuer promptement la réception et l’acheminement des appels téléphoniques, du courrier, de toute correspondance et/ou document reçu ou acheminé par la poste, le télécopieur ou la messagerie électronique, donner la priorité à toute correspondance d’intérêt particulier, la classifier et la distribuer promptement aux destinataires ;
Effectuer la saisie et le traitement de données nécessaires à la production de divers documents ou envois, et maintenir à jour diverses listes ;
Assurer le fonctionnement optimal du système informatique et assurer la pérennité des données qu’il contient, et voir au bon fonctionnement du système téléphonique, du télécopieur, de la photocopieuse, de la timbreuse, etc. ;
Exécuter toute autre tâche telle que spécifiée par la direction des opérations, et au besoin, agir comme soutien aux activités ;

· Contribuer à assurer et maintenir la sécurité des lieux.

PROFIL RECHERCHÉ, COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES

Le/la titulaire idéal.e pourrait :

· posséder des d’études collégiales en gestion hôtelière, en tourisme, histoire, ou autre ;

· avoir de l’expérience avec le public ;

· être souriant, chaleureux, accueillant, structuré, diplomate et flexible, posséder de l’initiative, du leadership, de la minutie, de l’entregent, de l’autonomie et de la souplesse;

· être disponible pour travailler sur des horaires flexibles ;

· anglais et espagnol, un atout.

COMMENT POSTULER

RESPONSABLE DES COMMUNICATIONS ET DU DÉVELOPPEMENT DU MÉCÉNAT

Sous la supervision de la direction générale, et à partir des grandes orientations déterminées pour l’année à venir, les principales responsabilités du/de la titulaire de ce poste sont :

VOLET COMMUNICATIONS

Conseiller la direction générale sur des stratégies et activités de communication institutionnelle, internes et externes, élaborer des outils et mettre en place des mécanismes de communication efficaces et efficients, et s’assurer du respect de l’application par tous des normes graphiques, des symboles identitaires et de la qualité de l’image de marque de Maison Mère ;
Élaborer des plans de communication, de promotion et de publicité reliées à Maison Mère, à ses projets, activités et événements;
Coordonner les relations de Maison Mère avec les médias traditionnels (rédiger les communiqués de presse, coordonner les relations avec les médias, préparer les dossiers de presse ainsi que la revue de presse, etc) et assurer sa présence sur les médias sociaux (webdiffusion et intranet, gestion du site internet, stratégie médias sociaux, design graphique du contenu des stèles électroniques et écrans internes le cas échéant) ;
Maximiser la diffusion de l’information auprès des diverses parties prenantes de Maison Mère, soit les citoyens de Baie-Saint-Paul, les Petites Franciscaines de Marie, les locataires et occupants du complexe, les partenaires, utilisateurs et visiteurs, etc.
Offrir un accompagnement aux divers services de Maison Mère dans la gestion de leurs activités de communication interne, et en support aux activités de participation publique organisées dans et sur les installations de Maison Mère;

VOLET DÉVELOPPEMENT DU MÉCÉNAT

Dans le but de mobiliser les ressources nécessaires à la réalisation des projets et activités de Maison Mère, ce poste vise aussi à accroître la capacité de collecte de fonds auprès de donateurs actuels et potentiels, de les fidéliser, et de travailler à la conquête de nouveaux donateurs. Pour ce faire, cette personne devra :

Amorcer une réflexion stratégique, et concevoir une stratégie détaillée de levée de fonds qui soutienne la mission et les orientations stratégiques de Maison Mère, ses projets prioritaires, et ses objectifs financiers pour la période de 2023-2025 ;
Initier et réaliser diverses activités de levée de fonds (campagnes de financement, dons en espèce, dons planifiés, dons majeurs, etc.) et de commandites auprès des partenaires de Maison Mère et du milieu des affaires de la grande région de Charlevoix ;
Proposer diverses politiques et procédures en ce qui a trait à la prospection de nouveaux donateurs, à la gestion des activités de levée de fonds, à la fidélisation et à la reconnaissance des donateurs ;
Mettre en place une stratégie de communication dans le but de bien faire connaître la mission et les actions de levée de fonds de Maison Mère;
Organiser diverses conférences ou activités d’information, développer des outils de communication, préparer la documentation relative aux divers programmes de levée de fonds de Maison Mère, et la représenter auprès de certaines instances sur demande ;

PROFIL RECHERCHÉ, COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES

Expérience et connaissances approfondies sur une variété de domaines, dont :

• L’élaboration de stratégies de communication et de marketing;

• les enjeux des secteurs socio-économique, philanthropique, culturel et touristique

• les divers systèmes informatiques et logiciels utilisés en communication

• les médias sociaux et les nouvelles tendances du milieu

• le développement de partenariats et la maîtrise des approches service client

• la maîtrise impeccable de la langue française

COMMENT POSTULER

TECHNICIEN.NE EN MUSÉOLOGIE

Sous la supervision de la Conservatrice et responsable de la diffusion culturelle, le/la technicien.ne en muséologie sera appelé à effectuer différentes tâches relatives à la conservation préventive de la collection des Petites franciscaines de Marie, à la documentation de la collection à partir de notre base de données, et au réaménagement des réserves. Plus spécifiquement, cette personne devra :

-Effectuer l’inventaire complet de toute la collection;

-Participer à la documentation des objets de la collection (recherche sur les objets, etc);

-Poser un numéro d’accession sur les objets;

-Photographier les objets et concevoir des supports pour faciliter la prise de photo;

-Faire un constat d’état pour chaque objet;

-Fabriquer des supports de mise en réserve (housses et supports matelassés, boîtes en coroplaste, etc.);

-Proposer une approche dans le but de réaménager les réserves muséales et l’espace de travail.

Qualités requises

Autonomie et débrouillardise. La personne sera amenée à souvent travailler seule;
Bonne forme physique. Le poste demande de soulever et déplacer des charges lourdes.

Exigences

Formation complétée en Techniques de Muséologie
Maîtrise de la suite Office 365 et de File Maker Pro
Enquête de sécurité et références

CONDITIONS ET AVANTAGES

• Type d’emploi : Permanent à temps partiel;

• Salaire et conditions à discuter;

• Avantages sociaux : Assurance collective, possibilité de contribution à un REER, stationnement gratuit, etc.

• Date de début : Dès que possible

• Lieu de travail : 63 rue Ambroise-Fafard, Baie-Saint-Paul

MAISON MÈRE BSP

• Une petite équipe dynamique dévouée, passionnée, qui voit grand !

• Une organisation qui met au premier plan l’ouverture, l’innovation et l’enrichissement de même que le bien-être de son personnel

• Un milieu de travail inspirant et stimulant qui se distingue par une grande collaboration entre les équipes, et une proximité avec la population locale, les partenaires, locataires, utilisateurs et les diverses clientèles desservies.

COMMENT POSTULER

Offres d’emploi

ADJOINTE ADMINISTRATIVE

PRÉPOSÉ.E À L’ACCUEIL

COORDONNATEUR DE LA PROCURE

COORDINATEUR/TRICE DE LA PROCURE

(ESPACE DE CO-WORKING)

RESPONSABLE DES COMMUNICATIONS ET DU DÉVELOPPEMENT DU MÉCÉNAT

TECHNICIEN.NE EN MUSÉOLOGIE

Maison Mère et ses précieux partenaires

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