Adjoint administratif

( 1 poste à temps partiel)

Ce poste vise à apporter un soutien administratif et logistique aux divers services de Maison Mère ainsi qu’à tout autre occupant ou utilisateur directement ou indirectement lié à l’établissement, et ce selon les mandats confiés par la direction générale. Plus précisément, l’adjointe administrative devra :

Pour la direction générale :

• • Assurer l’organisation logistique et technique de toute rencontre ou réunion des services concernés (préparation des avis de convocation, ordres du jour et mise en page des procès-verbaux, correspondance avec les membres du conseil d’administration, gestion du livre des minutes, organisation des assemblées générales annuelles et spéciales des membres, réservation de salle, etc);

• • Coordonner la mise en page et la préparation de tout dossier de demande de subvention;

• • Assurer la mise en forme et l’envoi de documents;

• • Assurer la mise à jour de diverses listes;

• • Assister à diverses réunions de travail et de coordination, et agir comme secrétaire de réunion au besoin;

• • Assurer la gestion des documents, la mise à jour du système de classement des dossiers, la création de la structure des dossiers informatiques partagés, archivage, etc

• • Assurer la gestion des fournitures de bureau

• • Toute autre tâche telle que spécifiée par la direction générale.

Pour le service des finances:

• • Procéder à la facturation et à la gestion des comptes clients;

• • Veiller à l’encaissement de l’ensemble des paiements, traiter les comptes fournisseurs, et effectuer le recouvrement des comptes clients;

• • Préparer les bordereaux et effectuer les dépôts à la banque;

• • Préparer différents rapports gouvernementaux;

Pour le service des opérations et de la régie:

• • Apporter un soutien logistique et opérationnel à toute demande d’information relative aux réservations de salles, de locaux ou d’espaces extérieurs de Maison Mère (touristiques, scolaires, corporatifs, privés, mariages civils et réceptions, etc) ;

• • Compiler diverses données, statistiques de fréquentation ou autres selon les paramètres déterminés par les divers services concernés; compiler, etc.

PROFIL RECHERCHÉ, COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES

Le/la titulaire idéal.e pourrait :

• Posséder des d’études collégiales ou professionnelles dans un domaine lié à l’administration, la comptabilité, le secrétariat ou autre ;
• Maîtriser les logiciels utilisés dans la suite Office et autres ;
• Maîtrise du français écrit (orthographe et grammaire) ;
• Être professionnel, polyvalent, méthodique, rigoureux, autonome, responsable, discret et disponible pour travailler sur des horaires flexibles.

Cette liste est présentée à titre indicatif des types de formation et d’expérience dont devrait disposer une personne souhaitant occuper ce poste. Il est par ailleurs fort possible que d’autres combinaisons permettent à un individu de combler ce poste adéquatement. Alors, si vous avez de l’intérêt pour Maison Mère, et pensez pouvoir contribuer à son développement, nous voulons vous rencontrer.

CONDITIONS ET AVANTAGES

• Type d’emploi : Permanent à temps partiel;

• Salaire et conditions à discuter;

• Avantages sociaux : Assurance collective, possibilité de contribution à un REER, stationnement gratuit, etc.

COMMENT POSTULER

Envoyez-nous votre CV dans les meilleurs délais possibles, et parlez-nous de vous, de vos expériences, connaissances et intérêts dans une lettre de motivation adressée à direction@maisonmere.ca en mentionnant le poste pour lequel vous postulez.

Le processus de sélection se déroulera en deux temps : les candidatures reçues seront analysées au fur et à mesure de leur réception, et nous communiquerons rapidement avec les personnes dont les candidatures auront été retenues afin de les inviter à une première entrevue téléphonique; puis, si l’envie d’aller plus loin ensemble est bien là, nous vous inviterons à participer à un exercice de mise en situation avec l’équipe à une date à déterminer ensemble.